Réconciliation des paiements
La réconciliation rapproche les paiements du SIG des résultats renvoyés par l'opérateur mobile money : TELECEL, Orange Money ou MTN.
Le SIG propose deux outils :
| Outil | Où | Usage |
|---|---|---|
| Importer réconciliation | Fiche du transfert | Import du fichier CT : met à jour le statut de chaque paiement |
| Réconciliation Financière | Menu Transferts Monétaires → Réconciliation | Contrôle détaillé d'un relevé opérateur, avec résolution des écarts |
Importer le fichier CT dans un transfert
Le fichier CT est le fichier renvoyé par l'opérateur après traitement du fichier ST.
Conditions
- Le transfert est Validé ou En cours.
- Les paiements à mettre à jour sont En cours, c'est-à-dire inclus dans un fichier ST déjà exporté.
- Droit nécessaire (Paramètres → Rôles) : Consulter les paiements.
Procédure
- Ouvrez le transfert (Transferts Monétaires → Transferts).
- Dans Actions rapides, cliquez sur Importer réconciliation.
- Sélectionnez le fichier CSV ou Excel de l'opérateur, puis cliquez sur Importer.
Colonnes attendues
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Identifiant du bénéficiaire | Code bénéficiaire, téléphone ou compte mobile |
| statut (obligatoire) | Succès (reussi, success…) ou échec (echoue, failed…) |
| ID de transaction | Référence de la transaction chez l'opérateur, facultative |
| Raison de l'échec | Facultative |
Un statut non reconnu est signalé ligne par ligne et le paiement reste inchangé.
Résultat
- Un succès passe le paiement à Exécuté et débite le compte opérateur.
- Un échec passe le paiement à Échoué.
- Quand plus aucun paiement n'est En cours, le transfert passe à Terminé.
Réconciliation financière
Menu latéral : Transferts Monétaires → Réconciliation.
Droit nécessaire : Réconcilier les paiements.
Créer une session
- Cliquez sur Nouvelle réconciliation.
- Opérateur : Orange Money, MTN Mobile Money ou Telecel Cash.
- Période : dates de début et de fin des transactions. Le transfert est facultatif.
- Fichier : relevé de l'opérateur en CSV, XLSX ou XLS. Le bouton Template CSV fournit un modèle.
- Confirmation : vérifiez puis cliquez sur Créer la session.
Un transfert Terminé ne peut plus être réconcilié.
Formats des relevés
TELECEL (CSV séparé par ; ou Excel)
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| ID Transfert | Identifiant du transfert chez l'opérateur |
| Téléphone | Numéro du bénéficiaire |
| Montant (FCFA) | Montant transféré |
| Statut Transfert | SUCCES, ECHEC… |
| Date | Date de la transaction |
| Message / Réf. Opérateur | Référence opérateur |
| ID Ordre Transfert | Code de l'ordre de transfert |
| Nom Bénéficiaire | Nom du bénéficiaire |
| Solde Restant (FCFA) | Solde du compte opérateur |
Orange Money (CSV séparé par ; ou Excel) : Transaction ID, Recipient Phone, Amount, Status, Transaction Date.
MTN (CSV séparé par , ou Excel) : TransRef, MSISDN, Amount, TxnStatus, DateTime.
Pour TELECEL, la dernière valeur de Solde Restant (FCFA) met à jour le solde du compte opérateur.
Exécuter le rapprochement
Dans la session, cliquez sur Exécuter le rapprochement. Chaque ligne du relevé est comparée aux paiements :
- Clé TELECEL
245{téléphone}-{code bénéficiaire}: correspondance directe. - Référence exacte : correspondance directe.
- Correspondance floue, par points :
- téléphone identique : 20 ;
- montant exact : 40, ou montant à 1 % près : 20 ;
- même jour : 40, ou à 3 jours près : 20.
Un score de 60 ou plus vaut correspondance.
Résultats
Indicateurs : Lignes importées, Correspondances, Écarts, Taux de match, Écart montant.
Onglets : Toutes, Rapprochées, Écarts, À résoudre.
| Résultat | Signification |
|---|---|
| Correspondance exacte | Tout concorde |
| Correspondance floue | Score de 60 ou plus, à vérifier |
| Écart montant | Paiement trouvé, montant différent |
| Écart statut | Paiement trouvé, statut différent |
| Non trouvé (interne) | Transaction de l'opérateur sans paiement dans le SIG |
| Non trouvé (externe) | Paiement du SIG absent du relevé |
Résoudre les écarts
Cliquez sur Résoudre pour un écart, ou sélectionnez-en plusieurs puis Résoudre N écarts. Choisissez l'action et ajoutez un commentaire :
| Action | Sens |
|---|---|
| Accepter | L'écart est justifié |
| Corriger | Une action corrective a été prise |
| Rejeter | L'écart est invalide |
Accepter ou corriger une ligne que l'opérateur déclare réussie débite le compte opérateur. Rejeter n'a aucun effet comptable.
Finaliser et exporter
- Finaliser clôt la session une fois les écarts traités.
- Exporter produit le résultat en CSV, Excel ou PDF.
Bonnes pratiques
- Importez le fichier CT dès sa réception, pour que les statuts des paiements soient à jour.
- Ne laissez pas d'écart de montant sans explication.
- Commentez chaque rejet.
- Déposez le rapport dans les Documents du transfert (type Rapport de réconciliation).