Importer des données
Ce tutoriel explique comment importer des ménages en masse. Un seul assistant d'import sert aux trois sources : fichier Excel ou CSV, KoboToolbox et Survey Solutions.
Le circuit d'un ménage importé
- L'assistant dépose les ménages en pré-collecte.
- Ils y sont contrôlés, puis validés ou rejetés.
- Les ménages validés sont intégrés au registre social, qui leur attribue leur identifiant.
Aucun ménage importé n'entre directement au registre. Voir Pré-collecte.
Sources possibles
| Source | Usage | Mapping des champs |
|---|---|---|
| Excel / CSV | Reprise de données existantes | Obligatoire |
| KoboToolbox | Formulaires de collecte mobile | Obligatoire |
| Survey Solutions | Enquêtes de la Banque mondiale | Automatique |
Étape 1 : Ouvrir l'assistant d'import
- Dans le menu, cliquez sur Collecte → Collecte.
- Dans l'onglet Ménages, cliquez sur Importer.
L'assistant Import de données de collecte s'ouvre. Ses étapes s'affichent en haut : Source, Questionnaire, Mapping, Aperçu et Import. Pour un fichier Excel, l'étape Questionnaire n'existe pas.
Étape 2 : Source et rattachement
Rattacher la collecte
Dans le bloc Rattachement de la collecte, indiquez qui a recueilli les données et dans quel cadre :
| Champ | Obligatoire | Rôle |
|---|---|---|
| Institution de collecte | Oui | Organisme qui a collecté ; elle détermine aussi qui pourra consulter les ménages |
| Projet | Oui | Projet auquel les ménages sont rattachés |
| Programme | Non | Programme visé, si la collecte en cible un |
Pour Kobo et Survey Solutions, les questionnaires proposés ensuite sont ceux du compte du projet choisi. Voir Compte par projet.
Choisir la source
Fichier Excel ou CSV
- Cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir les en-têtes attendus.
- Remplissez le modèle, une ligne par ménage.
- Glissez-déposez le fichier dans la zone prévue, ou cliquez pour le choisir. Formats acceptés : .xlsx, .xls et .csv.
KoboToolbox ou Survey Solutions
- Choisissez la source.
- La connexion utilise le compte enregistré pour le projet : il n'y a rien à saisir. Si la source n'est pas configurée, l'écran l'indique.
- Vous pouvez cliquer sur Tester la connexion.
Cliquez sur Suivant.
Étape 3 : Questionnaire (Kobo et Survey Solutions)
- Choisissez le formulaire ou le questionnaire à importer.
- Pour Kobo, cliquez sur Charger les champs.
Étape 4 : Mapping
Kobo et Excel
Associez chaque champ de Bemba à une colonne du fichier ou à une question du formulaire. Le bouton Détection automatique propose les correspondances évidentes ; vérifiez-les.
Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires. Le bouton Suivant reste inactif tant qu'ils ne sont pas tous associés :
| Champ obligatoire | Contenu attendu |
|---|---|
| Campagne | Nom de la campagne de collecte |
| Région, Secteur, Localité | Localisation du ménage |
| Code ménage | Code du ménage dans la source |
| Taille du ménage | Nombre de personnes |
| Nom complet du chef | Nom du chef de ménage |
Les autres champs sont facultatifs : enquêteur, milieu, coordonnées GPS, sexe, âge et téléphone du chef, compte Mobile Money, niveau d'éducation, occupation, logement.
Survey Solutions
Aucun mapping manuel n'est nécessaire. Le questionnaire est lu selon sa propre structure : membres du roster, chef de ménage, codes géographiques et coordonnées GPS. Voir Survey Solutions.
Étape 5 : Aperçu et import
- Vérifiez l'aperçu : source, questionnaire et premières lignes.
- Cliquez sur Lancer l'import.
- Patientez jusqu'à la fin de l'import.
Résultat
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Collectes déposées | Nouveaux ménages arrivés en pré-collecte |
| Collectes mises à jour | Ménages déjà importés, mis à jour par la nouvelle version |
| Erreurs | Lignes non importées, avec leur motif |
Cliquez sur Voir les ménages pour passer à la validation, ou sur Nouvel import pour recommencer.
Étape 6 : Valider en pré-collecte
- Ouvrez Collecte → Collecte, onglet Ménages.
- Filtrez au besoin par statut, région, enquêteur ou date.
- Contrôlez chaque ménage, puis Validez ou Rejetez. Un rejet demande un motif.
- Intégrez les ménages validés au registre, un par un ou par sélection.
Gestion des erreurs
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| « Format non supporté » | Fichier qui n'est ni Excel ni CSV | Enregistrez au format .xlsx ou .csv |
| « Institution et projet requis » | Rattachement incomplet | Choisissez l'institution et le projet à l'étape 1 |
| « Aucune institution enregistrée » | Aucune institution dans le SIG | Faites créer l'institution par un administrateur |
| « Non configurée sur ce serveur » | Pas de compte Kobo ou Survey Solutions | Configurez le compte du projet |
| Localité introuvable | Nom ou code différent du référentiel | Corrigez la valeur dans la source |
Pour corriger, modifiez la source puis relancez l'import. Les ménages déjà déposés sont mis à jour, pas dupliqués.
Bonnes pratiques
Avant l'import
- Testez avec un petit fichier ou quelques soumissions.
- Vérifiez que les noms de régions, secteurs et localités suivent le référentiel.
- Contrôlez les soumissions dans Kobo ou Survey Solutions.
Après l'import
- Lisez le nombre d'erreurs et leur motif.
- Traitez rapidement les ménages en pré-collecte.
- Surveillez les doublons signalés à la validation.