Reuniões e Folhas de Presença
O módulo Reuniões permite gerir as reuniões, workshops e formações organizados no âmbito do programa, assim como as folhas de presença dos participantes.
Objetivos
- Documentar as reuniões e eventos do programa
- Registar os participantes e a sua presença
- Importar dados do KoboToolbox (formulários de presença de terreno)
- Analisar a participação por tipo de evento e zona geográfica
Acesso
Menu: Reuniões
O módulo está organizado em duas secções:
- Reuniões: Lista de todas as reuniões
- Contactos: Diretório de participantes
Tipos de reuniões
| Tipo | Descrição |
|---|---|
| Workshop | Formação ou sessão de trabalho |
| Reunião comunitária | Reunião com as comunidades locais |
| Comité técnico | Reunião técnica do programa |
| Formação | Sessão de formação |
| Sensibilização | Campanha de sensibilização |
Lista de reuniões
Estatísticas
No topo da página, cartões apresentam:
| Indicador | Descrição |
|---|---|
| Total de reuniões | Número total de reuniões registadas |
| Participantes | Número total de participantes únicos |
| Este mês | Reuniões organizadas este mês |
Colunas da tabela
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Data | Data da reunião |
| Título | Título da reunião |
| Tipo | Tipo de evento (badge colorido) |
| Local | Localização (região/setor) |
| Participantes | Número de participantes |
| Ações | Consultar detalhes |
Filtros disponíveis
- Pesquisa: Por título ou local
- Tipo: Filtrar por tipo de reunião
- Data: Período (de / a)
Detalhe de uma reunião
A ficha detalhada apresenta:
Informações gerais
- Título e data
- Tipo de reunião
- Local (região, setor, localidade)
- Descrição e ordem do dia
Lista de participantes
Tabela dos presentes com:
- Nome completo
- Organização/Função
- Telefone
- Assinatura (se recolhida via Kobo)
Exportação
- PDF: Folha de presença imprimível
- Excel: Lista de participantes
Sincronização desde KoboToolbox
O módulo permite importar as folhas de presença recolhidas no terreno via KoboToolbox.
Procedimento de sincronização
- Clique em Sync Kobo no topo da lista
- Selecione o formulário Kobo a sincronizar
- Opcionalmente, marque Descarregar assinaturas para recuperar as imagens de assinaturas
- Clique em Sincronizar
- O sistema importa as novas reuniões e atualiza as existentes
Formulários compatíveis
Os formulários Kobo devem conter:
- Data da reunião
- Tipo/categoria
- Local (região, setor)
- Lista de participantes (grupo repetido)
- Assinaturas (opcional)
Contactos
O separador Contactos apresenta o diretório de todos os participantes nas reuniões:
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Nome | Nome completo do contacto |
| Organização | Estrutura de pertença |
| Função | Cargo/posição |
| Telefone | Número de contacto |
| Endereço de email | |
| Participações | Número de reuniões em que o contacto participou |
Pesquisa
Filtre os contactos por nome, organização ou telefone.
Casos de utilização
Preparar um relatório de atividades
- Filtre as reuniões por período
- Consulte as estatísticas de participação
- Exporte os dados para Excel
Acompanhar a participação de uma organização
- Aceda ao separador Contactos
- Pesquise a organização
- Consulte o número de participações
Importar uma nova sessão de terreno
- Verifique que os formulários Kobo estão sincronizados
- Lance uma sincronização
- Verifique as reuniões importadas
Boas práticas
:::tip Recomendações
- Sincronize regularmente: Importe os dados Kobo após cada missão de terreno
- Verifique os duplicados: O sistema deteta reuniões já importadas
- Complete as informações: Adicione os detalhes em falta após a importação
- Conserve as assinaturas: Ative a opção para reuniões oficiais :::