Suivi des activités et des résultats
La page Suivi & Évaluation réunit tout ce qu'un système de suivi-évaluation de projet attend : le plan de travail (PTBA), le cadre de résultats, les jalons, le registre des risques, les missions de supervision et leurs recommandations, les alertes et le rapport périodique.
Accès
Menu : Suivi & Évaluation → Suivi Évaluation
Permission requise : Consulter le suivi des activités PTBA. Les actions de modification demandent des permissions dédiées (voir plus bas).
Périmètre
En haut de la page, deux sélecteurs s'appliquent à tous les onglets :
| Sélecteur | Effet |
|---|---|
| Année du PTBA | Année de référence des activités, des cibles et du rapport |
| Projet | Restreint les activités, indicateurs, risques et missions rattachés à ce projet. Les projets archivés apparaissent avec la mention « (Archivé) » |
Onglets
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Tableau de bord | Avancement physique et financier, courbe en S, indicateurs par statut, matrice des risques, recommandations, alertes récentes |
| Activités | Liste hiérarchique des activités PTBA (vue liste) ou chronogramme annuel (vue Gantt) |
| Cadre de résultats | Indicateurs ODP, intermédiaires, de produit et de processus, avec base, cibles, réalisations et statut de performance |
| Risques | Registre des risques avec matrice probabilité × impact |
| Missions | Missions de supervision, évaluations, audits, contrôles ponctuels, et suivi des recommandations |
| Rapports | Rapport périodique (trimestre ou année) exportable en Excel et PDF |
| Historique | Journal des modifications sur les activités et leurs jalons |
| Composantes | Référentiel des composantes et sous-composantes |
Tableau de bord
- Avancement physique : moyenne des pourcentages d'avancement des activités de l'année.
- Avancement financier : montant exécuté rapporté au budget de l'année (colonne budget de l'année du PTBA, à défaut le coût total).
- Courbe en S : cumul mensuel des activités dont la fin était prévue (courbe prévue) contre celles réellement terminées (courbe réelle). Un écart croissant signale un glissement du calendrier.
- Matrice des risques : nombre de risques ouverts par couple probabilité / impact.
- Alertes : les huit alertes les plus graves ; le bouton « Voir toutes les alertes » ouvre la liste complète, filtrable par gravité et par type.
Types d'alertes
| Alerte | Gravité | Règle |
|---|---|---|
| Activité en retard | Haute | Statut « en retard », ou date de fin prévue dépassée sans clôture |
| Activité sans mise à jour | Basse | Activité en cours non modifiée depuis 60 jours |
| Jalon dépassé | Moyenne | Jalon « à venir » dont la date prévue est passée |
| Indicateur hors trajectoire | Haute | Moins de 60 % de la cible de l'année |
| Indicateur à risque | Moyenne | Entre 60 et 90 % de la cible |
| Valeur manquante | Moyenne (basse si calcul automatique) | Aucune valeur saisie pour la dernière période échue |
| Recommandation en retard | Haute si priorité haute, sinon moyenne | Échéance dépassée et recommandation encore ouverte |
| Risque critique | Haute | Risque ouvert de niveau critique (score supérieur à 15) |
| Mission à venir | Basse | Mission planifiée dans les 30 jours |
Activités PTBA
Vue liste
Les activités sont groupées par composante, sous-composante et catégorie. Chaque ligne affiche le statut, l'avancement, le budget de l'année, le montant exécuté et les actions :
| Action | Icône | Description |
|---|---|---|
| Changer le statut | Liste déroulante | Non démarré, en cours, en retard, terminé, annulé |
| Jalons | Drapeau | Ouvre le panneau des jalons de l'activité |
| Historique | Horloge | Journal des modifications |
| Modifier | Crayon | Avancement, dates, montant exécuté, commentaires |
| Supprimer | Corbeille | Suppression avec confirmation |
Vue chronogramme
Le bouton « Chronogramme » remplace la liste par un diagramme de Gantt sur l'année : barre claire pour la période prévue, barre pleine pour la période réelle, losanges pour les jalons, ligne « aujourd'hui ». Les activités en retard sont en rouge.
Jalons
Un jalon est une étape datée d'une activité, avec un livrable et un poids. Un jalon « à venir » dont la date est passée est automatiquement considéré en retard. Le panneau affiche la progression (jalons atteints / total) et permet d'ajouter, marquer atteint, rouvrir, modifier et supprimer.
Cadre de résultats
Niveaux
| Niveau | Code | Usage |
|---|---|---|
| Objectif de développement | odp | Indicateurs de l'objectif de développement du projet |
| Résultat intermédiaire | resultat_intermediaire | Résultats par composante |
| Produit | produit | Livrables directs des activités |
| Processus | processus | Indicateurs de fonctionnement (délais, taux de traitement) |
Fiche d'un indicateur
| Champ | Description |
|---|---|
| Type | Nombre, pourcentage, montant ou binaire (atteint / non atteint) |
| Sens | Hausse (plus c'est haut, mieux c'est) ou baisse (délai, taux d'erreur) |
| Fréquence | Mensuelle (M01…M12), trimestrielle (T1…T4), semestrielle (S1, S2), annuelle (A) |
| Source de données | Saisie manuelle ou calcul depuis le SIG (voir ci-dessous) |
| Désagrégations | Dimensions attendues à la saisie : sexe, âge, région, handicap… |
| Base et date de base | Situation de référence |
| Cibles | Une cible par année, et une cible finale |
| Moyens de vérification | Où trouver la preuve |
| Composante, projet, programme, responsable | Rattachements |
Sources calculées depuis le SIG
| Source | Calcul |
|---|---|
| Bénéficiaires enrôlés | Bénéficiaires actifs enrôlés jusqu'à la fin de la période (cumul) |
| Bénéficiaires dont le chef de ménage est une femme | Même règle, restreinte aux chefs de ménage de sexe féminin (cumul) |
| Montant des paiements exécutés | Somme des paiements au statut « exécuté » sur la période |
| Nombre de paiements exécutés | Nombre de ces paiements |
| Ménages enregistrés | Ménages créés dans le registre jusqu'à la fin de la période (cumul) |
| Plaintes reçues | Plaintes créées sur la période |
| Taux de résolution des plaintes | Part des plaintes de la période résolues ou fermées |
| Taux d'achèvement des activités | Part des activités PTBA de l'année terminées |
Le programme rattaché sert de périmètre aux sources bénéficiaires et paiements ; à défaut, le projet.
Valeurs et validation
Chaque valeur est saisie pour une période (année + période). Une nouvelle saisie sur la même période remplace la précédente et repasse au statut « saisi ». Un utilisateur disposant de Valider les valeurs des indicateurs valide ou rejette la valeur. Les valeurs rejetées n'entrent pas dans le calcul du statut de performance.
Statut de performance
Le taux de réalisation rapporte la dernière valeur non rejetée à la cible de l'année (à défaut, la cible finale).
| Statut | Règle |
|---|---|
| En bonne voie | Au moins 90 % |
| À risque | Entre 60 et 90 % |
| Hors trajectoire | Moins de 60 % |
| Sans donnée | Aucune valeur, ou aucune cible |
Pour un indicateur à la baisse, le taux vaut 100 % quand la valeur ne dépasse pas la cible, puis décroît proportionnellement à l'écart entre la base et la cible.
Registre des risques
| Champ | Description |
|---|---|
| Catégorie | Opérationnel, financier, fiduciaire, institutionnel, social, environnemental, technique, sécurité, climatique, politique |
| Probabilité et impact | De 1 à 5 |
| Score | Probabilité × impact |
| Niveau | Faible (≤ 4), modéré (≤ 9), élevé (≤ 15), critique (> 15) |
| Statut | Identifié, en traitement, maîtrisé, matérialisé, clos |
| Mesures d'atténuation, plan de contingence | Texte libre |
| Responsable, composante, activité liée, projet | Rattachements |
| Date d'identification, date de revue | Suivi du cycle de revue |
La matrice 5 × 5 compte les risques ouverts (identifié, en traitement, matérialisé). Un clic sur une cellule filtre la liste.
Missions et recommandations
Types de mission
Supervision, évaluation de base, évaluation à mi-parcours, évaluation finale, audit, contrôle ponctuel (spot check), visite de terrain, étude.
Une mission porte ses dates, son lieu, son équipe, ses objectifs, ses constats, ses conclusions, une notation de la mise en oeuvre (de très satisfaisant à très insatisfaisant) et un lien vers le rapport.
Recommandations
Chaque recommandation a une priorité, un responsable (utilisateur du SIG ou texte libre), une échéance et un statut : ouverte, en cours, mise en oeuvre, abandonnée. Le taux de mise en oeuvre est calculé par mission et globalement. La sous-vue « Recommandations » liste toutes les recommandations, avec un filtre « en retard seulement ».
Rapport périodique
Choisissez l'année et la période (année entière ou trimestre), puis « Générer ». Le rapport assemble :
- Synthèse (activités, avancement physique et financier, indicateurs, risques, missions, recommandations, jalons, alertes)
- Avancement physique et financier par composante
- Cadre de résultats (dernière valeur connue à la fin de la période)
- Activités terminées sur la période
- Activités en retard
- Risques ouverts
- Missions de la période
- Recommandations ouvertes
- Alertes
Exports : Excel (un onglet par section) et PDF. L'export demande la permission Exporter les données PTBA. La section « Export des activités PTBA » produit la liste complète des activités de l'année en Excel.
Permissions
| Permission | Autorise |
|---|---|
| Consulter le suivi des activités PTBA | Consulter tous les onglets |
| Créer des activités PTBA | Créer des activités |
| Modifier l'avancement des activités PTBA | Modifier les activités et leurs jalons |
| Supprimer des activités PTBA | Supprimer des activités |
| Gérer les composantes et sous-composantes | Gérer les composantes et sous-composantes |
| Exporter les données PTBA | Exporter (PTBA, rapport PDF et Excel) |
| Gérer le cadre de résultats et saisir les valeurs des indicateurs | Gérer le cadre de résultats et saisir les valeurs |
| Valider les valeurs des indicateurs | Valider ou rejeter les valeurs |
| Gérer le registre des risques | Gérer le registre des risques |
| Gérer les missions et leurs recommandations | Gérer les missions et leurs recommandations |
Les administrateurs disposent de toutes les permissions.