Réunions et Présences
Le module Réunions et Présences conserve les réunions, ateliers et formations du programme, avec la fiche de présence de chacun. Les réunions sont collectées sur le terrain avec KoboToolbox puis synchronisées dans le SIG.
Accès
Menu latéral : groupe Réunions et Présences, entrées Réunions et Contacts.
| Action | Droit (Paramètres → Rôles) |
|---|---|
| Consulter les réunions et les contacts | Consulter les réunions et fiches de présence |
| Exporter les fiches de présence | Exporter les fiches de présence (PDF/CSV) |
| Synchroniser depuis Kobo | Réservé aux administrateurs |
Les réunions ne se créent pas à la main dans le SIG : elles arrivent par la synchronisation Kobo.
Types de réunion
Formation, Formation de formateurs, Comité de pilotage, Comité technique, Sensibilisation communautaire, Réunion partenaires, Atelier de travail, Mission de terrain, Réunion d'équipe, Autre.
Liste des réunions
Indicateurs : Total Réunions, Total Participants, Types de Réunion.
- Recherche dans les réunions.
- Filtres : Type de réunion, Date début, Date fin.
- Colonnes : Réunion, Date, Type, Participants, Actions (Voir).
Détail d'une réunion
- Date, lieu et type.
- Participants, Organisateur, Validateur, Objectif.
- Liste des Participants : nom, poste, institution, téléphone, signature.
Trois boutons d'export :
| Bouton | Résultat |
|---|---|
| PDF (FR) | Fiche de présence imprimable en français |
| PDF (PT) | Fiche de présence imprimable en portugais |
| CSV | Liste des participants |
Synchroniser depuis Kobo
- Dans la liste des réunions, cliquez sur Synchroniser Kobo.
- Choisissez le Formulaire Kobo. Le nombre de soumissions est affiché.
- Cochez au besoin Télécharger les signatures (plus lent).
- Cliquez sur Synchroniser.
Le bilan indique les Réunions créées, Réunions mises à jour, Contacts créés, Participations créées et les Erreurs. Une réunion déjà importée est mise à jour, pas dupliquée.
Contacts
L'écran Base de Contacts liste les participants de toutes les réunions.
- Indicateurs : Total Contacts, Institutions.
- Recherche, et filtre Institution.
- Colonnes : Nom, Poste, Institution, Téléphone, Participations, Créé le.
- Exporter CSV exporte la liste.
La fiche d'un contact affiche ses deux téléphones, son nombre de participations et l'Historique des Réunions : réunion, date, type, lieu.
Bonnes pratiques
- Synchronisez après chaque mission de terrain.
- Téléchargez les signatures pour les réunions officielles.
- Archivez le PDF de la fiche de présence avec le compte rendu de la réunion.