Réunions et Fiches de Présence
Le module Réunions permet de gérer les réunions, ateliers et formations organisés dans le cadre du programme, ainsi que les fiches de présence des participants.
Objectifs
- Documenter les réunions et événements du programme
- Enregistrer les participants et leur présence
- Importer les données depuis KoboToolbox (formulaires de présence terrain)
- Analyser la participation par type d'événement et zone géographique
Accès
Menu : Réunions
Le module est organisé en deux sections :
- Réunions : Liste de toutes les réunions
- Contacts : Répertoire des participants
Types de réunions
| Type | Description |
|---|---|
| Atelier | Formation ou atelier de travail |
| Réunion communautaire | Réunion avec les communautés locales |
| Comité technique | Réunion technique du programme |
| Formation | Session de formation |
| Sensibilisation | Campagne de sensibilisation |
Liste des réunions
Statistiques
En haut de page, des cartes affichent :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Total réunions | Nombre total de réunions enregistrées |
| Participants | Nombre total de participants uniques |
| Ce mois | Réunions organisées ce mois-ci |
Colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Date | Date de la réunion |
| Titre | Intitulé de la réunion |
| Type | Type d'événement (badge coloré) |
| Lieu | Localisation (région/secteur) |
| Participants | Nombre de participants |
| Actions | Consulter les détails |
Filtres disponibles
- Recherche : Par titre ou lieu
- Type : Filtrer par type de réunion
- Date : Période (du / au)
Détail d'une réunion
La fiche détaillée présente :
Informations générales
- Titre et date
- Type de réunion
- Lieu (région, secteur, localité)
- Description et ordre du jour
Liste des participants
Tableau des présents avec :
- Nom complet
- Organisation/Fonction
- Téléphone
- Signature (si collectée via Kobo)
Export
- PDF : Fiche de présence imprimable
- Excel : Liste des participants
Synchronisation depuis KoboToolbox
Le module permet d'importer les fiches de présence collectées sur le terrain via KoboToolbox.
Procédure de synchronisation
- Cliquez sur Sync Kobo en haut de la liste
- Sélectionnez le formulaire Kobo à synchroniser
- Optionnellement, cochez Télécharger les signatures pour récupérer les images de signatures
- Cliquez sur Synchroniser
- Le système importe les nouvelles réunions et met à jour les existantes
Formulaires compatibles
Les formulaires Kobo doivent contenir :
- Date de la réunion
- Type/catégorie
- Lieu (région, secteur)
- Liste des participants (groupe répété)
- Signatures (optionnel)
Contacts
L'onglet Contacts affiche le répertoire de tous les participants aux réunions :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom | Nom complet du contact |
| Organisation | Structure d'appartenance |
| Fonction | Rôle/poste |
| Téléphone | Numéro de contact |
| Adresse email | |
| Participations | Nombre de réunions auxquelles le contact a participé |
Recherche
Filtrez les contacts par nom, organisation ou téléphone.
Cas d'utilisation
Préparer un rapport d'activités
- Filtrez les réunions par période
- Consultez les statistiques de participation
- Exportez les données en Excel
Suivre la participation d'une organisation
- Accédez à l'onglet Contacts
- Recherchez l'organisation
- Consultez le nombre de participations
Importer une nouvelle session de terrain
- Vérifiez que les formulaires Kobo sont synchronisés
- Lancez une synchronisation
- Vérifiez les réunions importées
Bonnes pratiques
:::tip Recommandations
- Synchronisez régulièrement : Importez les données Kobo après chaque mission terrain
- Vérifiez les doublons : Le système détecte les réunions déjà importées
- Complétez les informations : Ajoutez les détails manquants après l'import
- Conservez les signatures : Activez l'option pour les réunions officielles :::