Commentaires et Documents
La fiche d'une plainte porte un fil de commentaires et une zone de pièces justificatives, pour documenter le traitement et collaborer entre agents.
Commentaires
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Dans le bloc Commentaires de la fiche, saisissez le texte et choisissez son type :
| Type | Visibilité |
|---|---|
| Interne (staff) | Agents seulement |
| Public (visible plaignant) | Destiné au plaignant ; repris dans les communications qui lui sont envoyées |
Envoyer publie le commentaire avec votre nom et la date.
Répondre
Répondre sous un commentaire ouvre une réponse rattachée (« En réponse à … ») : les échanges restent groupés par fil.
Mentionner un collègue
Écrivez @ suivi de son identifiant. La mention est enregistrée avec le commentaire ; elle ne déclenche pas de notification pour l'instant.
Modifier et supprimer
Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres commentaires ; un administrateur peut agir sur tous. Un commentaire modifié porte la mention « modifié ». La suppression est logique : le commentaire disparaît de la fiche mais reste en base pour l'audit.
Hors ligne
Un commentaire saisi sans réseau s'affiche aussitôt avec la marque En attente (« Saisi hors ligne, en attente d'envoi ») et part au retour du réseau. La suppression d'un commentaire n'est pas possible hors ligne. Voir Travailler hors ligne.
Documents
Ajouter un document
Bloc Documents de la fiche : glissez un fichier dans la zone ou cliquez sur Sélectionner un fichier, puis renseignez :
| Champ | Valeurs |
|---|---|
| Type de document | Justificatif, Photo, Rapport, Autre |
| Description | facultative |
| Confidentiel | case à cocher |
Formats acceptés : PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), images (.png, .jpg, .jpeg, .gif, .webp), texte (.txt). Taille maximale : 10 Mo par fichier. Il n'y a pas de limite au nombre de documents par plainte.
Documents confidentiels
Un document marqué Confidentiel n'est visible et téléchargeable que par les superviseurs et les administrateurs. Les autres agents ne le voient pas dans la liste.
Consulter
Aperçu pour les images et les PDF, Télécharger pour tout fichier. Le téléchargement exige le réseau.
Supprimer
L'auteur du document ou un administrateur peut le supprimer (confirmation demandée). La suppression n'est pas possible hors ligne.
Hors ligne
Une pièce jointe ajoutée sans réseau est gardée sur l'appareil, marquée En attente, et envoyée au retour du réseau ; les pièces déjà sur le serveur affichent « Téléchargement en ligne seulement ».
Bonnes pratiques
- Un commentaire interne par étape du traitement : ce que vous avez vérifié, qui vous avez contacté, ce qui reste à faire.
- Réservez les commentaires publics aux informations destinées au plaignant.
- Joignez les preuves (reçus de paiement, photos, courriers) en Justificatif ou Photo ; marquez Confidentiel tout document nominatif qui ne concerne pas toute l'équipe.