KoboToolbox
La page KoboToolbox permet de gérer la synchronisation des formulaires de collecte et l'import des données dans Bemba.
Accès
Menu : Collecte → KoboToolbox
Vue d'ensemble
Statistiques globales
En haut de la page, des cartes affichent les indicateurs clés :
| Indicateur | Icône | Description |
|---|---|---|
| Formulaires actifs | Document | Nombre de formulaires configurés |
| Soumissions totales | Base de données | Total des soumissions disponibles |
| Dernière sync | Horloge | Date de la dernière synchronisation |
| Webhooks actifs | Éclair | Nombre de webhooks configurés |
Liste des formulaires
Recherche de formulaires
Une barre de recherche permet de trouver rapidement un formulaire par son nom :
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 🔍 Rechercher un formulaire... [x] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Filtre par type de formulaire
Des boutons de filtre permettent d'afficher les formulaires par type :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Configurés | Formulaires déjà configurés dans Bemba |
| PMT | Formulaires de collecte ménages |
| Plaintes | Formulaires d'enregistrement de plaintes |
| Validation | Formulaires de validation communautaire |
| Suivi | Formulaires de suivi des bénéficiaires |
| Tous | Afficher tous les formulaires KoboToolbox |
Chaque bouton affiche le nombre de formulaires correspondants entre parenthèses.
Informations affichées
Pour chaque formulaire, les informations suivantes sont affichées :
| Information | Description |
|---|---|
| Nom | Nom du formulaire KoboToolbox |
| Type | Badge coloré (PMT, Validation, Suivi, Plainte) |
| Déploiement | Badge "Déployé" (vert) ou "Non déployé" (gris) |
| Soumissions | Nombre de soumissions disponibles sur Kobo |
| Synchronisées | Nombre de soumissions déjà importées |
| Dernière sync | Date et heure de la dernière synchronisation |
Actions disponibles
| Action | Icône | Description |
|---|---|---|
| Configurer | ⚙️ | Ouvrir la configuration du formulaire |
| Webhook | 🔗 | Configurer le webhook (formulaires configurés) |
| Synchroniser | 🔄 | Menu de synchronisation avec options |
Types de formulaires
| Type | Badge | Description |
|---|---|---|
| PMT | Bleu | Collecte ménages pour calcul PMT |
| Validation | Vert | Validation communautaire |
| Suivi | Violet | Suivi des bénéficiaires |
| Plainte | Orange | Enregistrement des plaintes |
Configurer un formulaire
Accès
Cliquez sur l'icône Configurer (engrenage) sur un formulaire.
Paramètres de configuration
| Champ | Description |
|---|---|
| Type de formulaire | Sélectionner : PMT, Validation, Suivi, Plainte |
| Actif | Activer/désactiver la synchronisation |
| Webhook | URL du webhook (optionnel) |
Types de formulaires détaillés
PMT - Collecte ménages
Formulaire pour la collecte des données socio-économiques :
- Informations du ménage
- Composition familiale
- Caractéristiques du logement
- Actifs et revenus
Validation communautaire
Formulaire de validation par les comités villageois :
- Confirmation des informations
- Observations communautaires
- Recommandations
Suivi des bénéficiaires
Formulaire de visite de suivi :
- État du bénéficiaire
- Utilisation des transferts
- Difficultés rencontrées
Enregistrement plaintes
Formulaire de collecte des plaintes terrain :
- Description de la plainte
- Informations du plaignant
- Pièces jointes (photos)
Synchroniser les données
Synchronisation simple
- Cliquez sur Synchroniser sur un formulaire
- Choisissez le mode de synchronisation :
| Mode | Description |
|---|---|
| Normal | Importe uniquement les nouvelles soumissions |
| Forcer la resynchronisation | Réimporte toutes les soumissions |
- Confirmez la synchronisation
Prévisualisation
Avant l'import, le système affiche les statistiques :
| Statistique | Description |
|---|---|
| Total soumissions | Nombre total de soumissions |
| Nouvelles | Soumissions non encore importées |
| Déjà importées | Soumissions déjà dans Bemba |
| Ménages recensés | Nombre de ménages concernés |
| Complétude moyenne | % moyen de remplissage des formulaires |
Détail de complétude par champ
Le système affiche le taux de complétude pour chaque champ important :
| Champ | Description |
|---|---|
| Région | % de soumissions avec région renseignée |
| Secteur | % de soumissions avec secteur renseigné |
| Localité | % de soumissions avec localité renseignée |
| GPS | % de soumissions avec coordonnées GPS |
| Taille | % de soumissions avec taille du ménage |
| Chef | % de soumissions avec info chef de ménage |
| Logement | % de soumissions avec info logement |
Les taux sont colorés selon le niveau :
- Vert (80% et plus) : Bonne complétude
- Orange (50-79%) : Complétude moyenne
- Rouge (moins de 50%) : Complétude faible
Synchronisation avancée
Accès
Cliquez sur Sync avancée pour ouvrir les options de filtrage.
Filtres disponibles
| Filtre | Type | Description |
|---|---|---|
| Enquêteur | Liste déroulante | Filtrer par enquêteur |
| Région | Liste déroulante | Filtrer par région |
| Secteur | Liste déroulante | Cascade depuis la région |
| Localité | Liste déroulante | Cascade depuis le secteur |
:::tip Filtres en cascade Sélectionnez d'abord la région pour voir les secteurs disponibles, puis le secteur pour voir les localités. :::
Statistiques par enquêteur
Lorsqu'un enquêteur est sélectionné, des statistiques détaillées s'affichent :
| Statistique | Description |
|---|---|
| Nouvelles | Nombre de nouvelles soumissions à importer |
| Ménages | Nombre de ménages collectés par cet enquêteur |
| Complétude | Taux de complétude moyen des formulaires |
La liste déroulante affiche également pour chaque enquêteur :
Fatou Sane (12 nouv. • 45 mén. • 85%)
Options de regroupement
| Option | Description |
|---|---|
| Les deux | Regroupe par enquêteur ET zone géographique |
| Par enquêteur | Crée un lot par enquêteur |
| Par zone | Crée un lot par zone géographique |
Processus
- Sélectionnez les filtres souhaités
- Choisissez le mode de regroupement
- Cliquez sur Prévisualiser
- Vérifiez les statistiques
- Cliquez sur Lancer la synchronisation
Gestion des webhooks
Qu'est-ce qu'un webhook ?
Un webhook permet de recevoir automatiquement les nouvelles soumissions dès qu'elles sont validées sur KoboToolbox.
Configurer un webhook
- Accédez à la configuration du formulaire
- Activez l'option Webhook
- Copiez l'URL générée
- Collez l'URL dans les paramètres KoboToolbox
Avantages
- Import automatique en temps réel
- Pas besoin de synchronisation manuelle
- Notification immédiate des nouvelles données
Règles d'import
Soumissions approuvées uniquement
Par défaut, seules les soumissions avec le statut Approuvé sont importées. Cela garantit :
- Données validées par un superviseur
- Contrôle qualité en amont
- Évitement des erreurs de saisie
Détection des doublons
Le système détecte automatiquement :
| Critère | Action |
|---|---|
| Même soumission ID | Ignorée (déjà importée) |
| Même ménage (code) | Mise à jour des données |
| Doublon potentiel | Signalé pour vérification |
Historique des synchronisations
Accès
L'historique est visible dans la colonne Dernière sync et via le bouton Historique.
Informations affichées
| Information | Description |
|---|---|
| Date/Heure | Moment de la synchronisation |
| Utilisateur | Qui a lancé la sync |
| Mode | Normal, Forcé, Avancé |
| Résultat | Succès, Partiel, Échec |
| Statistiques | Importés, Ignorés, Erreurs |
Cas d'utilisation
Import quotidien des collectes
- Accédez à KoboToolbox
- Vérifiez les nouvelles soumissions
- Lancez une synchronisation normale
- Vérifiez les ménages importés
Réimporter après correction
Si des erreurs ont été corrigées dans KoboToolbox :
- Accédez au formulaire concerné
- Cliquez sur Synchroniser
- Sélectionnez Forcer la resynchronisation
- Confirmez l'action
Import ciblé par zone
Pour importer uniquement les données d'une localité :
- Cliquez sur Sync avancée
- Sélectionnez la région → secteur → localité
- Prévisualisez les données
- Lancez l'import
Import par enquêteur
Pour vérifier les données d'un enquêteur spécifique :
- Cliquez sur Sync avancée
- Sélectionnez l'enquêteur
- Choisissez Par enquêteur comme regroupement
- Prévisualisez et importez
Dépannage
Aucune soumission trouvée
| Cause | Solution |
|---|---|
| Formulaire non déployé | Déployez le formulaire sur KoboToolbox |
| Token API invalide | Vérifiez le token dans les paramètres |
| Aucune soumission approuvée | Approuvez les soumissions dans KoboToolbox |
Erreurs lors de l'import
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Données manquantes | Champs requis non remplis | Vérifier le formulaire KoboToolbox |
| Zone non trouvée | Code localité inexistant | Mettre à jour le référentiel géo |
| Enquêteur inconnu | Email non reconnu | Créer l'enquêteur dans Bemba |
Données non mises à jour
- Vérifiez que le mode Forcer est utilisé
- Vérifiez les correspondances de codes
- Consultez les logs d'import
Bonnes pratiques
Configuration
- Configurez le type correct pour chaque formulaire
- Activez les webhooks pour l'import automatique
- Testez avec un petit échantillon d'abord
Synchronisation
- Effectuez des syncs régulières (quotidiennes)
- Utilisez les filtres pour des imports ciblés
- Vérifiez toujours la prévisualisation
Qualité des données
- Assurez-vous que les superviseurs approuvent les soumissions
- Vérifiez les doublons signalés
- Corrigez les erreurs dans KoboToolbox avant réimport