KoboToolbox
KoboToolbox sert à collecter sur le terrain les ménages, les plaintes, les réunions et les engagements au code de conduite. Cette page explique comment brancher un compte Kobo et où arrivent les données dans Bemba.
Il n'existe pas d'écran KoboToolbox dédié. Les données Kobo passent par l'écran qui correspond à leur usage.
Deux serveurs KoboToolbox
Le projet dispose de son propre serveur KoboToolbox, en plus du service en ligne kobotoolbox.org, dont le plan gratuit plafonne les soumissions mensuelles.
| Serveur | Adresse | Usage |
|---|---|---|
| Kobo en ligne | https://kf.kobotoolbox.org | Formulaires existants dont les liens circulent déjà |
| Serveur du projet | https://kf.kobo.ucp-pch.org | Nouveaux formulaires, sans quota |
Chaque projet du SIG est branché sur un serveur : adresse de l'API et jeton. Le SIG peut donc lire les deux.
Un compte KoboToolbox appartient à un seul serveur. Les utilisateurs du Kobo en ligne n'existent pas sur le serveur du projet : il faut leur y créer un compte. Les liens web déjà partagés depuis kobotoolbox.org ne peuvent pas être redirigés.
Pour l'installation et l'exploitation du serveur, voir KoboToolbox auto-hébergé.
Brancher un compte Kobo
Compte d'un projet
- Ouvrez Administration → Projets.
- Cliquez sur le bouton Synchronisation de la collecte ⟳ de la ligne du projet.
- Dans le bloc KoboToolbox, renseignez l'URL de l'API et le Jeton API.
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur Tester la connexion enregistrée.
Le jeton n'est jamais réaffiché. Laissez le champ vide pour conserver le jeton déjà enregistré.
Compte global
Le compte global sert aux projets qui n'ont pas de compte à eux.
- Ouvrez Administration → Paramètres, onglet Paramètres, section Intégrations.
- Cochez Activer cette intégration.
- Renseignez l'URL de l'API et le Token API.
- Cliquez sur Tester la connexion, puis sur Enregistrer.
Dans KoboToolbox : Paramètres du compte → Sécurité → Clé API.
Importer des ménages
Les ménages collectés avec Kobo s'importent avec l'assistant d'import commun aux trois sources.
Menu : Collecte → Collecte → onglet Ménages → Importer
- Source : choisissez Kobo, puis l'Institution de collecte, le Projet et, si besoin, le Programme.
- Questionnaire : choisissez le formulaire, puis cliquez sur Charger les champs.
- Mapping : associez les champs du formulaire aux champs de Bemba. Le bouton Détection automatique propose les correspondances évidentes.
- Aperçu : vérifiez les données.
- Import : cliquez sur Lancer l'import.
Le mapping est obligatoire pour Kobo. Les ménages arrivent en pré-collecte et attendent une validation avant d'entrer au registre. Le détail est dans le tutoriel d'import.
Statut de validation Kobo
L'assistant d'import lit toutes les soumissions du formulaire, quel que soit leur statut dans Kobo. Contrôlez donc les soumissions dans Kobo avant l'import, ou triez-les ensuite en pré-collecte.
Lorsque le formulaire est synchronisé automatiquement, le statut posé dans Kobo est conservé avec le ménage :
| Statut Kobo | Conservé comme |
|---|---|
| Approuvé | Approuvé, avec le nom de l'approbateur |
| Non approuvé | Rejeté, avec le nom de l'approbateur |
| En attente | En attente, avec le nom du contrôleur |
Importer des plaintes
Déclarer le formulaire de plaintes
- Ouvrez Plaintes (MGP) → Plaintes.
- Cliquez sur Nouvelle plainte, puis sur Import Kobo.
- Dans Autres formulaires disponibles, cliquez sur Configurer pour plaintes devant le formulaire.
- Cliquez sur Synchroniser pour lire ses soumissions.
Catégoriser les plaintes reçues
Menu : Plaintes (MGP) → Kobo - Plaintes
L'écran liste les plaintes en attente de catégorisation. Le bouton Synchroniser avec Kobo relit le formulaire. Pour chaque plainte :
- Cliquez sur Catégoriser.
- Choisissez le projet, la catégorie, la priorité et le type de plainte.
- Cochez Plainte sensible (EAS/HS) si nécessaire.
- Cochez Envoyer l'accusé de réception si le plaignant doit être prévenu.
- Cliquez sur Valider et enregistrer.
Un avertissement signale les doublons probables : même plaignant et même objet qu'une plainte antérieure. La catégorisation fonctionne aussi hors ligne : elle est envoyée au retour de la connexion.
Voir Plaintes.
Code de conduite
Le formulaire public de signature du code de conduite est un formulaire Kobo.
Menu : Services Sociaux → Code de conduite
Le bouton Synchroniser Kobo lit les nouvelles soumissions et télécharge leurs images. L'écran affiche ensuite la liste des signataires, des statistiques et des exports.
Synchronisation automatique
Deux mécanismes évitent les imports manuels :
- Service REST Kobo : KoboToolbox peut prévenir Bemba à chaque nouvelle soumission. Le paramétrage se fait dans Kobo par un administrateur.
- Commande planifiée : un administrateur peut synchroniser un formulaire avec le compte d'un projet.
php bin/console app:kobo:sync <identifiant_formulaire> --projet=CODE_PROJET
Un projet sans compte Kobo à lui est refusé par cette commande.
Dépannage
| Problème | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Aucun questionnaire proposé | Projet non choisi, ou compte du projet absent | Choisissez le projet à la première étape ; vérifiez sa synchronisation |
| « Non configurée sur ce serveur » | Aucun compte Kobo, ni pour le projet ni global | Renseignez le compte du projet |
| Échec du test de connexion | Jeton ou URL incorrects, ou mauvais serveur | Vérifiez que l'URL et le jeton viennent du même serveur |
| Champs vides après import | Mapping incomplet | Refaites l'import en complétant le mapping |
| Un enquêteur n'a aucune activité | Identifiant Kobo différent du nom d'utilisateur | Corrigez sa fiche dans Enquêteurs |
Bonnes pratiques
- Un compte Kobo par projet, avec un jeton dédié.
- Les nouveaux formulaires sur le serveur du projet.
- Un petit import de test à chaque nouveau formulaire.
- Les ménages importés traités sans attendre en pré-collecte.